Asansör Bakım Takip Programı: Bakım, Arıza ve Tahsilat Tek Panelde
AhtapotSoft Asansör Modülü ile bakım, arıza, personel takibi, cari, tahsilat, QR kodlu bakım akışı, dijital bakım föyü ve mobil yazıcı süreçlerinizi dijitalleştirin. Saha personeliniz bakımı mobil uygulamadan başlatır, fotoğraf/video ve konum bilgisiyle işlemleri kayıt altına alır.
Asansör Bakım Takip Programı Özellikleri
Dijital Bakım Yönetimi
Asansör bakım süreçlerinizi mobil uygulama ve web panel üzerinden yönetin. Saha personeli bakım yapılacak asansörü görüntüler, bakım adımlarını uygulama üzerinden tamamlar ve tüm işlemleri dijital olarak kayıt altına alır.
Arıza Takibi
Asansör arızalarını sistem üzerinden oluşturun, ilgili personele atayın ve çözüm sürecini tek panelden takip edin. Arızanın durumu, atanan personel, işlem geçmişi ve tamamlanma bilgileri dijital olarak izlenebilir.
Dijital Bakım Föyü
Her bakım tamamlandığında firmanızın logosuyla numaralı bir PDF bakım föyü otomatik oluşur. Föyde bina ve asansör bilgileri, teknisyen, tarih-saat, firmanızın belirlediği kontrol listesi (örneğin kabin üstü, kuyu dibi, makine dairesi bölümleri) ve bakım ücreti yer alır; ücretin föyde görünüp görünmeyeceğini firmanız tek tıkla açıp kapatabilir. Uygun olmayan maddelere teknisyen not ekler; bina yetkilisi sorunu doğrudan föyde görür.
QR Kodlu Bakım Akışı
Her asansöre özel QR kod tanımlanabilir. Saha personeli QR kodu okutarak bakım sürecini başlatır; makina dairesi, kabin üstü ve kuyu dibi gibi bakım adımlarını uygulama üzerinden tamamlar.
Kontrollü ve İzlenebilir Süreç
Bakım, arıza, tahsilat, ürün kullanımı ve personel hareketleri sistem üzerinde kayıt altına alınır. Yönetim, hangi personelin hangi işi ne zaman yaptığını ve sürecin hangi aşamada olduğunu tek panelden takip eder.
Mobil Saha Kullanımı
Saha personeli mobil uygulama üzerinden bakım ve arıza görevlerini görüntüler, QR kod okutur, fotoğraf/video yükler, kullanılan ürünleri ekler ve işlemleri sahadan tamamlar.
Mobil Yazıcı Desteği
Bakım tamamlandığında oluşturulan bakım föyü sahada mobil yazıcı üzerinden çıktı alınabilir. Böylece bakım sonrası belge paylaşımı hızlı ve pratik şekilde yapılabilir.
Cari ve Tahsilat Yönetimi
Bakım, arıza veya servis işlemleri ilgili cariye yansıtılabilir. Saha personeli ödeme alabilir, tahsilat bilgileri sisteme işlenir ve müşteri bakiyesi tek panelden takip edilir.
Personel Konum Takibi
Saha personelinin hangi bölgede, hangi binada ve hangi görev üzerinde çalıştığı konum bilgisiyle takip edilebilir. Yönetim saha operasyonlarını daha kontrollü şekilde izler.
Ürün ve Sarf Malzeme Kaydı
Bakım veya arıza sırasında kullanılan ürün ve sarf malzemeler sisteme eklenebilir. Kullanılan malzemeler bakım kaydıyla ilişkilendirilerek cari ve raporlama süreçlerine dahil edilebilir.
Offline Çalışma Desteği
Saha personeli internet bağlantısı olmayan alanlarda da bakım ve arıza işlemlerini yapmaya devam edebilir. Bağlantı geldiğinde yapılan işlemler sisteme senkronize edilir.
Bakım Planı ve Takvim Takibi
Asansör bakım planlarınızı sistem üzerinden oluşturun ve yaklaşan bakım tarihlerini takip edin. Hangi binada, hangi asansörün ne zaman bakım göreceğini tek panelden görüntüleyin.
Asansör Bakım Geçmişi
Her asansöre ait geçmiş bakım, arıza, kullanılan ürün, bakım föyü, fotoğraf/video ve personel kayıtlarını dijital olarak saklayın. Önceki işlemlere ihtiyaç duyduğunuzda kolayca ulaşın.
Bina Yetkilisi Bilgilendirme
Bakım veya arıza süreci tamamlandığında bina yetkilisine sistem üzerinden bilgilendirme yapılabilir. Böylece müşteri tarafı yapılan işlemden haberdar olur ve süreç daha şeffaf ilerler.
Yetkili Onay Süreci
Bakım veya servis işlemi tamamlandıktan sonra bina yetkilisi ya da ilgili kişi dijital onay verebilir. Onay bilgisi bakım kaydıyla birlikte sistemde saklanır.
Bakım Sonrası Otomatik Cari İşlem
Tamamlanan bakım veya servis işlemi ilgili müşteri carisine yansıtılabilir. Böylece bakım, arıza, tahsilat ve cari süreçleri birbirinden kopmadan tek sistemde ilerler.
Konum Doğrulamalı QR Kod
QR kod asansörün bulunduğu konuma bağlıdır ve yalnızca asansörün yanında okutulabilir. Personel ofisten ya da başka bir yerden bakım başlatamaz; sahada yapılmayan bakım sisteme girilemez.
Etiket ve Periyodik Kontrol Takibi
Asansörlerin kırmızı, sarı, mavi ve yeşil etiket durumlarını ve periyodik kontrol tarihlerini takip edin. Yaklaşan kontroller için hatırlatma alın, hiçbir asansörün kontrolü gözden kaçmasın.
Montaj, Revizyon ve Modernizasyon
Yeni asansör montajı ile mevcut asansörlerin revizyon ve modernizasyon işlerini proje bazında takip edin. İş aşamaları, atanan ekipler ve iş durumu tek panelden izlenir.
Rota Planlama ve Bakım Hatırlatma
Saha ekiplerinin günlük bakım ve arıza işlerini harita üzerinde planlayın. Asansörün konumu sisteme girilmişse personel mobil uygulamadan tek dokunuşla doğrudan asansörün konumuna gider; yol tarifi Haritalar veya Google Haritalar üzerinden başlar. Bakım planına göre yaklaşan işler için otomatik hatırlatma oluşturulur.
Dış Ekiplere ve Taşeronlara İş Atama
İşleri kendi personelinizin yanı sıra dış ekiplere ve taşeron firmalara da atayın. İş atadığınız firmanın AhtapotSoft kullanıcısı olması gerekmez; işin durumu sizin panelinizde takip edilir.
Bina Yönetimi Portalı ve Arıza Bildirimi
Bina yöneticileri kendi portallarından asansörlerinin bakım geçmişini görüntüler. Bina sakinleri ve yöneticiler arızayı doğrudan sisteme bildirir; arıza kaydı oluşur ve personele atanır.
Otomatik SMS ve WhatsApp Bilgilendirme
İşlem tamamlandığında müşteriniz otomatik bilgilendirilir: "Asansörünüzün bakımı yapılmıştır", "Bildirdiğiniz arıza giderilmiştir". Bina yönetimi her işlemden haberdar olur.
SMS Onaylı Dijital Sözleşme
Sözleşme bağlantısı müşterinize SMS ile gönderilir. Müşteri "Onayla" butonuna bastığında iki adımlı doğrulama devreye girer; telefonuna gelen SMS kodunu girer ve sözleşme dijital olarak onaylanır. Sözleşme süreleri ve yenileme tarihleri de takip edilir.
Teklif Hazırlama
Revizyon, parça değişimi ve yeni işler için teklifleri sistem üzerinden hazırlayın ve müşterinize iletin.
Stok ve Depo Yönetimi
Yedek parça ve sarf malzemelerini stok ve depo bazında takip edin. Bakımda kullanılan parçalar kayda işlenir, stok durumu her zaman güncel kalır.
e-Fatura ve Online Tahsilat
e-Fatura ve e-Arşiv faturalarınızı sistem üzerinden düzenleyin. Müşterinize online ödeme linki gönderin, kartla tahsilat yapın.
Personel Nakit Takibi
Saha personelinin sahada tahsil ettiği nakit tutarlar kayıt altına alınır. Hangi personelin ne kadar tahsilat yaptığı ve teslim ettiği takip edilir.
Raporlama ve Dashboard
Bakım, arıza, tahsilat ve personel performansını raporlar ve dashboard üzerinden tek ekranda izleyin.
Rol, Yetki ve Çoklu Şube
Her kullanıcıya rolüne göre yetki tanımlayın. Birden fazla şubeyi, bölgeyi ve ekibi aynı hesap üzerinden yönetin.
Asansör Belge ve Tutanak Arşivi
Her bakım tamamlandığında bakım föyü mobil uygulamadan otomatik olarak asansörün kaydına düşer. Durum tespit tutanağı, kurtarma eğitimi talimat tutanağı, sözleşmeler ve görseller de yüklenir; geçmişe dönük tüm belgelere asansör bazında istediğiniz an ulaşırsınız.
Asansör bakım takip programı nedir?
Asansör bakım takip programı, bakım firmanızın sorumlu olduğu her asansörün bakım tarihini, arıza kayıtlarını, kullanılan parçaları ve tahsilatını tek yerde tutan yazılımdır. Kağıt föy, Excel ve WhatsApp gruplarıyla yürüyen takibin yerini alır.
AhtapotSoft'ta her asansörün bir QR kodu vardır. Teknisyen sahada kodu okutur, bakım föyünü telefondan doldurur ve kayıt anında ofisteki panele düşer.
Kimler kullanır?
- Asansör bakım ve servis firmaları: aylık periyodik bakımı planlamak ve yapıldığını belgelemek için.
- Montaj ve modernizasyon firmaları: kurulumdan sonra bakım portföyünü yönetmek için.
- Birden fazla teknisyeni olan firmalar: kimin hangi binada olduğunu ve hangi işin kaldığını görmek için.
- Bina yöneticileri: bakımın yapıldığını bildirimle öğrenmek ve dijital olarak onaylamak için.
Kağıt föy ve Excel ile asansör takibinin 5 sorunu
- Föy kaybolur ya da ofise geç gelir; bakımın yapıldığını belgelemek zorlaşır.
- Hangi binanın bakımı geçti, hangisi bu hafta yapılacak, Excel'den bulmak zaman alır.
- Arıza çağrıları telefonda kalır; kimin ne zaman müdahale ettiği kayda geçmez.
- Bakım yapılır ama tahsilat ayrı defterde izlenir; alacak birikir.
- Bina yöneticisi bakımın yapıldığını görmez ve firmayı arar.
AhtapotSoft ile bir bakım günü nasıl geçer?
- Teknisyen günün bakım listesini mobil uygulamada görür.
- Binaya vardığında asansördeki QR kodu okutur; kayıt o asansöre bağlanır. QR kod yalnızca asansörün konumunda okutulabildiği için bakım sahada yapılmadan kayıt oluşturulamaz.
- Makine dairesi, kabin üstü ve kuyu dibi kontrol adımlarını dijital bakım föyünde işaretler; fotoğraf, video ve konum bilgisi kayda eklenir.
- Kullandığı parçayı ve sarf malzemeyi föye ekler.
- Makine dairesinde internet yoksa uygulama çevrimdışı çalışmaya devam eder.
- İsterse föyü mobil yazıcıdan basıp binaya bırakır.
- Bina yetkilisi bilgilendirilir ve bakımı dijital olarak onaylar.
- Bakım tamamlanınca işlem cari hesaba düşer ve tahsilat takibe girer.
Firmanızın logosuyla otomatik bakım föyü
Teknisyen bakımı mobil uygulamadan tamamladığında föy kendiliğinden oluşur; kimsenin ofiste föy yazmasına gerek kalmaz. Her föy:
- Firmanızın logosunu ve adını taşır, numaralı bir PDF olarak üretilir,
- bina, asansör ve asansör tipi bilgilerini, teknisyeni ve bakım tarih-saatini içerir,
- kontrol listesini bölümler halinde gösterir (örneğin kabin üstü, kuyu dibi ve makine dairesi); kontrol maddelerini firmanız belirler, ihtiyacınıza göre madde ekleyip çıkarabilirsiniz,
- uygun ve uygun olmayan madde sayısını özetler; uygun olmayan maddelerin altında teknisyenin notu yer alır (örneğin "Tahrik kasnağı ve fren: ses geliyor"),
- bakım ücretini gösterir; ücretin föyde yer alıp almayacağını firmanız ayarlardan açıp kapatabilir,
- teknisyen ve bina yetkilisi için imza alanı içerir.
Föy asansörün kaydında arşivlenir ve bina yetkilisine iletilir. Uygun olmayan bir madde, revizyon veya parça değişimi teklifi için doğrudan başlangıç noktası olur.
Konum doğrulamalı QR: sahte bakım kaydına son
AhtapotSoft'ta her asansörün QR kodu, asansörün bulunduğu konuma bağlıdır. Teknisyen QR kodu yalnızca asansörün yanındayken okutabilir; ofisten, araçtan ya da başka bir binadan okutulan kod bakım başlatmaz. Böylece raporlanan her bakımın doğru asansörde ve sahada yapıldığından emin olursunuz. Fotoğraf, video ve konum kayıtlarıyla birlikte bina yönetimine ve denetimlere güvenilir bir bakım dosyası sunarsınız.
Etiket ve periyodik kontrol takibi
Asansörlerin kırmızı, sarı, mavi ve yeşil etiket durumları ve periyodik kontrol tarihleri sistemde takip edilir. Hangi asansörün hangi etikette olduğunu, eksikliklerin giderilme durumunu ve bir sonraki kontrol tarihini tek ekranda görürsünüz; yaklaşan kontroller için hatırlatma alırsınız.
Bakımın ötesinde: montaj, revizyon ve taşeron yönetimi
AhtapotSoft yalnızca periyodik bakım için değil; yeni asansör montajı, revizyon ve modernizasyon işleri için de kullanılır. İşleri kendi ekibinize, dış ekiplere veya taşeron firmalara atayabilirsiniz; iş atadığınız firmanın AhtapotSoft kullanıcısı olması gerekmez. Günlük işler harita üzerinde rota olarak planlanır; asansörün konumu sisteme girilmişse teknisyen mobil uygulamadaki "konuma git" özelliğiyle tek dokunuşla asansöre yol tarifi alır; tarif Haritalar veya Google Haritalar üzerinden başlar. Yaklaşan bakımlar için otomatik hatırlatma oluşturulur.
Asansör belge ve tutanak arşivi
Her asansörün belgeleri AhtapotSoft'ta kendi kaydı altında saklanır:
- Bakım föyleri: Her bakım tamamlandığında firmanızın logosuyla numaralı bir PDF föy otomatik üretilir, mobil uygulamadan senkronize edilir ve asansörün kaydında listelenir; ayrıca yükleme yapmanız gerekmez.
- Durum tespit tutanakları
- Kurtarma eğitimi talimat tutanakları
- Bakım sözleşmeleri
- Asansöre ait görseller (kabin, makine dairesi, etiket, parça fotoğrafları vb.)
Bakım föyleri otomatik, diğer belgeler yüklendikleri anda asansör bazında arşivlenir. Periyodik kontrolde, bina yönetimi talep ettiğinde ya da bir anlaşmazlıkta geçmişe dönük tüm tutanak ve görsellere tek tıkla ulaşırsınız; klasörlerde ya da telefon galerisinde belge aramanıza gerek kalmaz.
Bina yönetimi ve müşteri iletişimi
- Bina yönetimi portalı: Bina yöneticileri asansörlerinin bakım geçmişini kendi portallarından görür.
- Arıza bildirimi: Bina sakinleri ve yöneticiler arızayı doğrudan sisteme bildirir.
- Otomatik SMS ve WhatsApp: "Bakımınız yapılmıştır", "Arızanız giderilmiştir" gibi bilgilendirmeler müşterinize otomatik gönderilir.
- SMS onaylı dijital sözleşme: Sözleşme bağlantısı müşteriye SMS ile gider. Müşteri onayladığında iki adımlı doğrulama devreye girer; SMS ile gelen kodu girdiğinde sözleşme onaylanmış olur. Islak imza ve kâğıt trafiği gerekmez; sözleşmeler ve yenileme tarihleri sistemde tutulur.
Teklif, stok ve finans
- Teklif hazırlama: Revizyon ve parça değişimi teklifleri sistem üzerinden hazırlanır.
- Stok ve depo: Yedek parça ve sarf malzemeleri depo bazında takip edilir.
- e-Fatura ve e-Arşiv: Faturalar sistem üzerinden düzenlenir.
- Online tahsilat: Müşterinize ödeme linki gönderip kartla tahsilat yaparsınız.
- Personel nakit takibi: Sahada tahsil edilen nakit tutarlar personel bazında kayıt altına alınır.
Yönetim, raporlama ve altyapı
Raporlar ve dashboard ile bakım, arıza, tahsilat ve personel performansını izlersiniz. Rol ve yetki yönetimiyle her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu ekranları görür; birden fazla şube ve bölgeyi aynı hesapta yönetirsiniz. AhtapotSoft, Amazon Web Services (AWS) bulut altyapısında çalışır.
Muhasebe entegrasyonu
Asansör modülü Paraşüt ve Mikro ile entegre çalışır. AhtapotSoft'un kendi ön muhasebe programı da geliştirilmektedir ve asansör modülüyle entegre çalışacaktır.
Asansör takip programı fiyatları
Asansör modülü aylık 3.750 TL'den başlar; 3 aylık ve yıllık paketler için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz. Tüm özellikleri 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Asansör Yönetim Süreçleri
Asansör Bakım Süreçlerinizi Dijitalleştirin
QR kodlu bakım akışı, dijital bakım föyü, fotoğraf/video doğrulama, konum takibi, cari, tahsilat ve mobil yazıcı desteğiyle asansör saha operasyonlarınızı AhtapotSoft ile tek panelden yönetin.
Avantajlar
Daha Hızlı Saha Operasyonu
Bakım ve arıza görevlerini hızlıca oluşturun, ilgili personele atayın ve süreci mobil uygulama üzerinden takip edin. QR kodlu bakım akışıyla saha personeli işlemleri daha düzenli tamamlar.
Kontrollü ve İzlenebilir Bakım
Bakım adımları, fotoğraf/video kayıtları, konum bilgisi, kullanılan ürünler, personel hareketleri ve bakım föyleri dijital olarak kayıt altına alınır. Yönetim tüm süreci tek panelden kontrol eder.
Dijital Belgelendirme
Tamamlanan bakımlar için dijital bakım föyü oluşturulur. Mobil yazıcı desteğiyle sahada çıktı alınabilir; yapılan işlemler, kullanılan ürünler ve onay bilgileri kayıtlı şekilde saklanır.
Müşteri ve Cari Takip Kolaylığı
Bakım, arıza, tahsilat ve cari süreçleri aynı sistemde takip edilir. Saha personeli müşteri bakiyesini görüntüleyebilir, tahsilat alabilir ve ödeme kayıtlarını sisteme işleyebilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Asansör takip programını ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. AhtapotSoft'u 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Deneme bitince asansör modülü aylık 3.750 TL'den başlar.
İnternet çekmeyen makine dairesinde kullanılabilir mi?
Evet. Mobil uygulama çevrimdışı çalışır; kayıtlar bağlantı geldiğinde panele aktarılır.
QR kodlu bakım nasıl çalışır?
Her asansöre bir QR etiketi yapıştırılır. Teknisyen kodu okuttuğunda bakım kaydı o asansöre bağlanır ve bakımın gerçekten o asansörde yapıldığı kayda geçer.
Bakım föyünü sahada yazdırabilir miyim?
Evet. Mobil yazıcı desteği sayesinde dijital bakım föyü sahada basılıp binaya bırakılabilir.
Bina yöneticisi bakımı görebilir mi?
Evet. Bina yetkilisi bakım sonrası bilgilendirilir ve bakımı dijital olarak onaylar.
Teknisyenlerimin nerede olduğunu görebilir miyim?
Evet. Personel konum takibiyle sahadaki ekibinizin konumunu panelden görürsünüz.
Muhasebe programımla birlikte çalışır mı?
Evet. AhtapotSoft, Paraşüt ve Mikro ile entegre çalışır. AhtapotSoft'un kendi ön muhasebe programı da geliştirilmektedir ve asansör modülüyle entegre çalışacaktır.
Personel QR kodu başka bir yerden okutabilir mi?
Hayır. QR kod asansörün konumuna bağlıdır ve yalnızca asansörün yanında okutulabilir. Böylece sahada yapılmayan bakım sisteme girilemez.
Asansör etiketleri ve periyodik kontrol tarihleri takip edilebilir mi?
Evet. Kırmızı, sarı, mavi ve yeşil etiket durumları ile periyodik kontrol tarihleri takip edilir; yaklaşan kontroller için hatırlatma alırsınız.
Taşeron ekiplere iş atayabilir miyim?
Evet. İşleri dış ekiplere ve taşeron firmalara atayabilirsiniz; bu firmaların AhtapotSoft kullanıcısı olması gerekmez.
Bakım yapıldığında müşterim bilgilendiriliyor mu?
Evet. Bakım veya arıza işlemi tamamlandığında müşterinize otomatik SMS veya WhatsApp bilgilendirmesi gönderilir.
Montaj ve revizyon işleri de takip edilebilir mi?
Evet. Periyodik bakımın yanında yeni montaj, revizyon ve modernizasyon işleri de AhtapotSoft üzerinden yönetilir.
Stok, teklif ve e-Fatura desteği var mı?
Evet. Teklif hazırlama, stok ve depo yönetimi, e-Fatura ve e-Arşiv ile online ödeme linkiyle tahsilat AhtapotSoft içinde yer alır.
Saha personelinin topladığı nakit takip edilebilir mi?
Evet. Sahada tahsil edilen nakit tutarlar personel bazında kayıt altına alınır ve takip edilir.
Durum tespit tutanağı ve kurtarma eğitimi talimat tutanağı sisteme yüklenebilir mi?
Evet. Durum tespit tutanakları, kurtarma eğitimi talimat tutanakları, sözleşmeler ve asansöre ait görseller ilgili asansörün kaydına yüklenir. Her bakımın föyü de mobil uygulamadan otomatik olarak aynı kayda düşer; tüm belgeler geçmişe dönük görüntülenebilir.
Bakım sözleşmesi dijital olarak onaylatılabilir mi?
Evet. Sözleşme bağlantısı müşterinize SMS ile gönderilir. Müşteri onayladığında iki adımlı doğrulama ile telefonuna bir SMS kodu gelir; kodu girdiğinde sözleşme onaylanmış olur.
Teknisyen asansörün adresini nasıl bulur?
Asansörün konumu sisteme girilmişse teknisyen mobil uygulamadaki "konuma git" özelliğiyle tek dokunuşla doğrudan asansörün konumuna gider. Yol tarifi Haritalar veya Google Haritalar üzerinden başlar; adres aramasına gerek kalmaz.
Bakım föyünde neler yer alır?
Föy, firmanızın logosuyla numaralı PDF olarak otomatik oluşur. Bina ve asansör bilgileri, teknisyen, tarih-saat, firmanızın belirlediği, ihtiyaca göre madde eklenip çıkarılabilen kontrol listesi, uygun olmayan maddeler için teknisyen notu, bakım ücreti (föyde gösterilmesi açılıp kapatılabilir) ve imza alanları yer alır.
Asansör Bakım Süreçlerinizi Dijitalleştirin
QR kodlu bakım akışı, dijital bakım föyü, fotoğraf/video doğrulama, konum takibi, cari, tahsilat ve mobil yazıcı desteğiyle asansör saha operasyonlarınızı AhtapotSoft ile tek panelden yönetin.
